Obecnie w roku 2018 dopuszczonych do sprzedaży kas i drukarek fiskalnych jest około 100 modeli różnych urządzeń fiskalnych najczęściej są to modele marek takich producentów jak Posnet, Elzab, Sharp, Innova, Novitus, Farex. Wszystkie te drukarki i kasy fiskalne mają homologację i są dopuszczone do sprzedaży.
Posiadają one zapis kopii swoich danych albo w sposób mechaniczny na tzw. drugiej rolce albo w sposób elektroniczny na pamięci SD. W jednym i drugim standardzie zapisowi podlega zapis: paragonów, raportów dobowych i raportów miesięcznych.
Klient decydujący się na jeden lub drugi wariant musi znać wady i zalety tych dwóch sposobów przechowywania danych w urządzeniach fiskalnych – czy to jest kasa fiskalna czy to jest drukarka fiskalna – procedura jest ta sama.
Jak długo należy przechowywać paragony?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi ministerstwa finansów dokumenty do kontroli (paragony, raporty dobowe i raporty miesięczne) należy przechowywać 5 lat, ale w rzeczywistości może być to nawet 7 lat w zależności jak liczyć okres rozpoczęcia i zakończenia kontroli skarbowej.
Wady i zalety kopii elektronicznych i papierowych
Każde rozwiązanie elektroniczne niesie za sobą nowe, pozornie lepsze rozwiązanie – ale jak widać z z życia codziennego – nie ma samych zalet, ale ma również wady. Wydawało by się ze zapis na karcie SD jest rozwiązaniem wygodniejszym bo nie trzeba trzymać przez 7 lat w lodówce i słoiku rolek papierowych żeby nie zblakły i żeby można było je pokazać bez żadnego stresu przy kontroli z Urzędu Skarbowego – ale bez stresu to nie znaczy, że dla wszystkich…
Jak to wygląda w praktyce?
Okazuje się że użytkownicy kas czy drukarek z kopią elektroniczną maja duże problemy z odczytem tych pamięci SD na swoich komputerach. Większość tych czynności musi być wykonana szybko pod presją czasu – a tu od razu tysiąc pytań – gdzie jest umieszczona karta SD w danym modelu kasy lub drukarki fiskalnej? Czy mam adapter z micro SD na SD? Gdzie pobrać oprogramowanie do karty SD? Jak zainstalować i jak wykorzystać to oprogramowanie do odczytu karty SD? Te oraz inne problemy przy karcie SD oraz odczycie danych z kasy lub drukarki fiskalnej – sugerują jedno – rolka papierowa jest jaka jest, ale zawsze jest pod ręka – żeby sprawdzić czy dobrze wydała kasjerka, czy dobrze została rozliczona kasjerka, co i kiedy zostało sprzedane na paragonie, szybciej można sprawdzić zwrot towaru i wiele innych codziennych zmagań użytkowników z kasą czy drukarką fiskalną – utwierdza mnie to w przekonaniu – ze kopia papierowa jest szybsza, łatwiejsza dla przedsiębiorcy.
Warto też podkreślić, że wszystkie te dane tzw. w kopii dla przedsiębiorcy są jeszcze przechowywana w pamięci fiskalnej – tzw. ostatecznej.